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出差途中办公如何保持高效

分类:尚未分类   阅读数:(306)   评论数:(4)   收藏数:(0)   发表于:2015-9-18 12:22:55

小贴士

一夕 @ 2015.09.18 , 10:00 am8

出差途中办公如何保持高效

3月初,我出差了一个星期。这是一个相当普通的出差,但其实更像是一场旋风之旅。其中有两天时间,我每天都要辗转3座城市,另外两天则要每天辗转2座城市。我此行的目的是参加董事会议和董事委员会会议,还有几次会谈和几场私下聚会。这一路上,我遇到了很多人,使用的交通工具有汽车、火车、飞机、轮船和巴士(谢天谢地,没有气球)。

保持连续行程可以说是一场挑战,而保留每次会议的文件和信件同样是一场挑战。最重要的是,我需要在出差的路上办公。时间不等人,我必须按时完成工作,而类似于“我被困在飞机上了”这样的借口然并卵。

在出差途中办公是一门艺术,正确的工具和合适的技能或许会有所帮助。以下是我和其他忙碌的高管在出差路上合理安排生活的一些方法。

明智而谨慎地分享

我喜欢社交媒体,但我不会把我去哪里都分享到上面。过度地分享可能泄露一些商业机密,甚至对个人安全产生威胁。我关闭了定位功能,也不会在参加非公开会议前发推文。有时候,当我到达一座城市后,甚至不会在那里通过facebook或linkedin更新信息,因为这样做有暴露行踪的风险,让人们猜出我到那里是去参加秘密交易或谈判,从而暴露商业机密。有时候,尽管我在目的地城市有一些朋友,但我却不能告诉他们。


在路上开会

有时候,无论你身在何处都要开会。如果我正飞往罗马,但却需要会见一个身在慕尼黑的人,我就会安排在慕尼黑短期停留一下,以便我们能在机场见面。几个月前,我的两个会谈对象也在飞来飞去,所以我们相约在法兰克福机场会面。沟通了几个小时后,我们又各奔行程。


创造一片“静土”

我旅行途中都会带上耳机和耳塞。没有人会愿意听到因为邻座的人聊天或者是酒店房间对面的人在开派对而无法完成工作之类的借口。我必须随时随地给自己创造一片工作的静土,这需要借助一些有趣的方式。当我在火车站候车室里用衣服蒙着头,好给一段马上就要使用的视频录制画外音时,我完全可以想象周围的人有何反应。衣服+手机=移动录音棚。当然,千万不要忘记自己是在公共场所工作,正如我前文所说:大声谈论交易内容可能会面临风险。

数据线

我总是在行李中放一根超长的数据延长线。我曾经住过一家酒店,房间里的唯一一个插座位于浴室,所以很不方便。在多数火车上,每个座位上只有一个插座,但我有3台设备需要充电。另外,我总会给延长线配上一个多国转换插头。


电子稿

只要有可能,我从来不带任何纸质文件。我总是让别人通过电子邮件或者链接给我发送文件,这样我就能下载下来。我上一次出差开了好几场董事会议和董事委员会会议,如果我随身携带所有的纸质文件,那得多重。幸亏各大公司的董事会都在顺应电子化趋势。电子化如今已经成为常态。当我不能获得电子文档时,我会把自己关心的文件拍成照片,然后保存到笔记中。所有文件都加了密码,而且只要设备支持,我都会使用指纹识别,以此确保文件安全。



备份

云计算的确是一大福音,对于经常出差的人来说。我总是担心丢失信息,所以我会使用几个不同的备份系统。我使用evernote做笔记,汇总董事会的文件,还会用它给我的专栏写草稿??一切都会保存在里面。我使用dropbox备份照片和文档,onedrive也发挥了同样的作用。如果碰上十分重要的文档,我有时候甚至会给自己发送附带文档的电子邮件。

准时

我有一次错过了飞机,原因是我在机场候机室里工作时忘记了时间。

现在,我会采取很多预防性措施,避免错过各种安排。我早晨起来通常会设好全天的闹钟,告诉我何时离开酒店,何时去大门口,何时离开会议。这样我就能为下一项活动预留充足的时间。这就能避免因为担心错过时间而不停地看手表或手机(很多与我打交道的人都会认为这是不礼貌的行为)。
[一夕 via bbc]

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最新评论:
  王英娜
2016-1-14 9:50:45
我总是在行李中放一根超长的数据延长线。
  韩舒
2016-1-4 16:24:05
我必须按时完成工作,而类似于“我被困在飞机上了”这样的借口然并卵。
  韩舒
2016-1-4 16:23:12
我早晨起来通常会设好全天的闹钟,告诉我何时离开酒店,何时去大门口,何时离开会议。
  韩舒
2016-1-4 16:22:30
大声谈论交易内容可能会面临风险。
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